Case Study · JTL-Wawi
Rechnungsversand an mehrere Empfänger in JTL-Wawi
Rechnungen gehen automatisch an den Kunden, in Kopie an die Buchhaltung und diskret an betreuende Agenturen — gesteuert über die Ansprechpartner am Kunden, ganz ohne manuellen Versand.
- System
- JTL-Wawi
- Branche
- Handel
Die Ausgangslage
Wo es hakte
Ein Handelsunternehmen mit JTL-Wawi stand vor einem alltäglichen, aber lästigen Problem: Rechnungen mussten an mehrere Stellen gleichzeitig — an den Kunden selbst, als Kopie an die eigene Buchhaltung und bei agenturbetreuten Kunden zusätzlich an die Agentur, ohne dass der Kunde das sieht.
JTL-Wawi sieht standardmäßig aber nur eine E-Mail-Adresse pro Kunde vor. Die Folge: Rechnungen wurden von Hand verschickt und weitergeleitet. Das kostete jeden Tag Zeit, Kopien wurden vergessen, und je nachdem, wer den Versand übernahm, gingen Rechnungen an unterschiedliche Adressen.
Die Lösung
So funktioniert es
Die Lösung nutzt ausschließlich Bordmittel von JTL-Wawi — Workflows und Ansprechpartner — und kommt ohne Zusatzsoftware oder laufende Plugin-Kosten aus.
Sobald ein Auftrag komplett ausgeliefert ist, verschickt die Wawi die Rechnung automatisch und zeitversetzt am Abend. Wer die Rechnung erhält, steuert das Team direkt am Kunden: Ansprechpartner mit einer bestimmten Abteilung werden zu Rechnungsempfängern, andere zu verdeckten Mitlesern (BCC). Die Buchhaltung ist fest als Kopie-Empfänger hinterlegt und muss pro Kunde nicht gepflegt werden.
Eine Fallback-Logik sorgt dafür, dass keine Rechnung liegen bleibt: Ist kein Rechnungsempfänger gepflegt, greift automatisch die E-Mail-Adresse der Rechnungsadresse bzw. die Standard-Adresse des Kunden. Für den bewussten Nachversand — etwa auf Kundenwunsch — gibt es ein eigenes Workflow-Ereignis, das die Rechnung mit einem Klick an exakt dieselben Empfänger schickt: keine Adresse abtippen, keine Tippfehler.
Rechnungsempfänger
Die Rechnung geht an alle als Rechnungsempfänger gepflegten Ansprechpartner des Kunden — oder per Fallback automatisch an dessen Standard-Adresse.
eine oder mehrere Adressen
Buchhaltung
Jede Rechnung geht als sichtbare Kopie an die zentrale Buchhaltung — fest im System hinterlegt, ohne Pflegeaufwand pro Kunde.
fest hinterlegt
Agenturen
Betreuende Agenturen erhalten die Rechnung als Blindkopie. Der Rechnungsempfänger sieht nicht, dass die Agentur mitliest.
beliebig viele
Das Ergebnis
Was die Lösung im Alltag bringt
- Kein manueller Rechnungsversand mehr — der Versand läuft automatisch nach Komplettauslieferung
- Keine vergessenen Kopien: die Buchhaltung erhält jede Rechnung automatisch in CC
- Agenturen lesen diskret in BCC mit — Empfänger sehen einander nicht
- Fallback-Logik: keine Rechnung bleibt liegen, auch wenn kein Ansprechpartner gepflegt ist
- Nachversand per Klick mit derselben Empfängerlogik — keine Tippfehler, keine falschen Adressen
Für dein Unternehmen
Das bekommst du
Diese Lösung richte ich auch in deinem Unternehmen ein — angepasst an deine Abläufe und so dokumentiert, dass dein Team sofort damit arbeiten kann.
Einrichtung zum Festpreis — Aufwand und Angebot klären wir in einem kurzen, kostenlosen Vorgespräch.
- Einrichtung der Workflows in deiner JTL-Wawi, inklusive Testlauf
- Empfängersteuerung über Ansprechpartner — von deinem Team ohne Technik-Wissen pflegbar
- Illustrierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für dein Team
- Anpassung an deine Abläufe, z. B. andere Belegarten, Versandzeitpunkte oder Empfängergruppen
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Funktioniert das auch in meiner JTL-Wawi?
Die Lösung nutzt die JTL-eigenen Workflows und kommt ohne Zusatzsoftware aus. Ob deine Version und dein E-Mail-Setup alle Voraussetzungen erfüllen, klären wir in einem kurzen, kostenlosen Vorgespräch.
Was passiert, wenn bei einem Kunden kein Rechnungsempfänger gepflegt ist?
Dann greift automatisch ein Fallback: Die Rechnung geht an die E-Mail-Adresse der Rechnungsadresse und ersatzweise an die Standard-Adresse des Kunden. Es bleibt nie eine Rechnung liegen.
Lässt sich das auf andere Belege übertragen?
Ja. Dieselbe Empfängerlogik funktioniert genauso für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Mahnungen — auf Wunsch richte ich das gleich mit ein.
Muss mein Team etwas Neues lernen?
Nur eine Handvoll Handgriffe: beim Anlegen eines Kunden die passenden Ansprechpartner eintragen. Dafür bekommt dein Team eine bebilderte Anleitung — danach läuft alles von selbst.
Soll das auch bei dir laufen?
Erzähl mir in zwei Sätzen, wie dein Ablauf heute aussieht — ich melde mich mit einer ehrlichen Einschätzung, was möglich ist.
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