Case Study · JTL-Wawi
Automatische Sammelrechnung für JTL-Wawi
Alle Lieferungen eines Zeitraums auf einer Rechnung, vollautomatisch: Kunden werden per Häkchen aktiviert, Aufträge gesammelt und zum Stichtag als eine Sammelrechnung abgerechnet. Mit Bordmitteln der Wawi, ohne Zusatztool und ohne Abo-Kosten.
- System
- JTL-Wawi
- Branche
- B2B-Handel
Die Ausgangslage
Wo es hakte
B2B-Kunden bestellen oft mehrmals pro Woche. In JTL-Wawi heißt das: Für jeden Auftrag entsteht eine eigene Rechnung, bei zehn Bestellungen im Monat also zehn Belege, die der Kunde einzeln verbuchen und bezahlen muss. Das belastet die Buchhaltung auf beiden Seiten und macht das eigene Angebot für Großkunden unnötig unattraktiv.
Eine automatische Sammelrechnung bringt JTL-Wawi bis heute nicht mit: Die Funktion war angekündigt und wurde verschoben. Wer sie braucht, landet bei kostenpflichtigen Abo-Zusatztools oder bei Handarbeit, bei der zum Monatsende jemand die richtigen Aufträge heraussuchen und zusammenführen muss. Beides skaliert schlecht, und beim manuellen Weg ist der vergessene oder doppelt abgerechnete Auftrag nur eine Frage der Zeit.
Die Lösung
So funktioniert es
Die Lösung baut die Sammelrechnung komplett aus Bordmitteln der JTL-Wawi: Workflows, eigene Felder und die JTL-Ameise. Ein Kunde nimmt teil, sobald in seinen Stammdaten ein Häkchen gesetzt ist. Seine echte Zahlungsart bleibt dabei unberührt, und genauso einfach lässt er sich wieder abmelden.
Ab der Aktivierung läuft alles von selbst: Eingehende Aufträge werden automatisch gegengebucht und stehen damit auf null Euro, die Ware wird ganz normal kommissioniert und geliefert. Zum Abrechnungsstichtag fasst das System alle ausgelieferten Aufträge des Kunden zu einem Sammelauftrag zusammen und erstellt die Rechnung mit ausgewiesenem Lieferzeitraum, auf Wunsch mit automatischem Mailversand und Lastschrift-Einzug. Wie detailliert die Rechnung aussieht, ist je Kunde wählbar: jede Artikelposition einzeln mit Datum und Herkunfts-Auftrag, oder kompakt eine Zeile pro Auftrag.
Drei feste Sicherheitsregeln sorgen dafür, dass auf der Rechnung nur steht, was stimmt: Abgerechnet werden nur vollständig ausgelieferte Aufträge (offene werden zurückgestellt), stornierte Aufträge kommen nie auf eine Sammelrechnung, und jeder Auftrag wird genau einmal abgerechnet. Jeder Lauf dokumentiert sich selbst mit einem Protokoll und einem CSV-Prüfbericht, der Soll und Ist je Auftrag gegenüberstellt. Abweichungen fallen sofort auf, ganz ohne Datenbankzugriff.
Beide Ansichten sind Beispiele mit Musterdaten. Design und Layout der Rechnung passe ich selbstverständlich individuell an deine Wünsche und Vorlagen an.
Kunde per Häkchen aktivieren
Ein Haken in den Kundenstammdaten genügt, ab dann laufen neue Bestellungen in die Sammelrechnung. Die echte Zahlungsart des Kunden bleibt erhalten.
pro Kunde steuerbar
Sammeln und Abrechnen
Aufträge werden automatisch gegengebucht und normal ausgeliefert. Zum Stichtag entstehen Sammelauftrag und Rechnung mit ausgewiesenem Lieferzeitraum, optional mit Mailversand.
z. B. zum Monatsende
Detailgrad nach Wunsch
Je Kunde wählbar: jede Artikelposition einzeln mit Bestelldatum und Herkunfts-Auftrag, oder kompakt eine Zeile pro Auftrag mit Auftragssumme.
je Kunde einstellbar
Sicherheitsregeln und Prüfbericht
Nur ausgelieferte Aufträge, keine Stornos, keine Doppelabrechnung. Jeder Lauf erzeugt ein Protokoll und einen CSV-Prüfbericht mit Soll und Ist je Auftrag.
in Excel nachprüfbar
Das Ergebnis
Was die Lösung im Alltag bringt
- Eine Rechnung pro Kunde und Zeitraum statt dutzender Einzelbelege, spürbare Entlastung für beide Buchhaltungen
- Vollautomatisch vom Auftragseingang bis zur fertigen Rechnung, niemand muss an den Stichtag denken
- Keine Doppelabrechnung möglich: Jeder Auftrag landet genau einmal auf genau einer Sammelrechnung
- Abgerechnet wird nur, was ausgeliefert ist, stornierte Aufträge bleiben außen vor
- Nur Bordmittel der JTL-Wawi, keine Zusatztools und keine laufenden Abo-Kosten
- Ein Zahllauf per Lastschrift und volle Nachvollziehbarkeit je Auftrag, ein echtes Serviceargument für Großkunden
Für dein Unternehmen
Das bekommst du
Diese Lösung richte ich auch in deinem Unternehmen ein: angepasst an deine Abläufe und so dokumentiert, dass dein Team sofort damit arbeiten kann.
Einrichtung zum Festpreis inklusive Testlauf und Anleitungen. Angebot nach kurzem, kostenlosem Vorgespräch.
- Einrichtung der kompletten Workflow-Kette in deiner JTL-Wawi, inklusive Testlauf
- Eigene Felder am Kunden für Aktivierung und Detailgrad, von deinem Team ohne Technik-Wissen pflegbar
- Rechnungsdarstellung mit ausgewiesenem Lieferzeitraum, optional automatischer Mailversand
- Prüfbericht je Abrechnungslauf als CSV, für den schnellen Gegencheck in Excel
- Bedienungsanleitung für dein Team plus eine fertige Kundeninfo, mit der du das Angebot deinen B2B-Kunden vorstellst
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Kann JTL-Wawi das nicht von Haus aus?
Nein, eine automatische Sammelrechnung ist bislang nicht enthalten. Die Funktion war angekündigt und wurde verschoben. Am Markt gibt es Abo-Zusatztools oder manuelle Wege. Diese Lösung nutzt ausschließlich Bordmittel: Workflows, eigene Felder und die JTL-Ameise.
Wie stelle ich einen Kunden auf Sammelrechnung um?
Mit einem Häkchen in den Kundenstammdaten, ab dann laufen neue Aufträge automatisch in die Sammelrechnung. Genauso einfach lässt sich das jederzeit wieder deaktivieren.
Was passiert mit Aufträgen, die noch nicht ausgeliefert sind?
Sie werden bewusst zurückgestellt und erst im nächsten Lauf abgerechnet, wenn ihre Positionen final sind. So steht auf der Rechnung nur, was wirklich geliefert wurde.
Woher weiß ich, dass eine Sammelrechnung vollständig ist?
Jeder Abrechnungslauf erzeugt neben dem Protokoll einen Prüfbericht als CSV: eine Zeile pro Auftrag mit Soll, Ist und Status. Abweichungen fallen sofort auf, ganz ohne Datenbankzugriff.
Funktioniert das mit meinen Zahlungsarten und Steuersätzen?
Die echte Zahlungsart des Kunden bleibt unberührt, die Sammelrechnung selbst nutzt eine feste Zahlart wie Lastschrift. Bei gemischten Steuersätzen wird die Darstellung mit Einzelpositionen verwendet. Beides klären wir bei der Einrichtung.
Soll das auch bei dir laufen?
Erzähl mir in zwei Sätzen, wie dein Ablauf heute aussieht. Ich melde mich mit einer ehrlichen Einschätzung, was möglich ist.
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